Toutes les entreprises possèdent des archives. Si certaines doivent être conservées, même après la fin de vie de la structure, d’autres peuvent être supprimées. On peut même dire qu’elles doivent être détruites ; ce qui mérite une vraie attention.
Se pose donc la question du quand, mais aussi désormais du comment. Nous entendons répondre à ces deux questions en présentant une solution qui pourrait aider de nombreuses entreprises françaises.
Archives : quand procéder à leur destruction ?
Si par archives on désigne tous les documents inhérents du fonctionnement de l’entreprise, tous n’ont pas de valeur pour être conservé aux yeux de la loi.
Cependant, un chef d’entreprise pourrait par exemple décider que tous les supports publicitaires qu’il a mis en place pour promouvoir son activité sont à conserver, pour estimer le chemin parcouru, ne pas faire de redite ou encore utiliser une ancienne idée à remettre au goût du jour. C’est pourtant ce type particulier d’archives qui ne sera jamais demandé en cas de litige ou qui ne figurerait pas sur la liste de documents demandés par un agent du fisc lors d’un contrôle.
Devis, factures, documents comptables, fiches de paie : la liste est longue de tous les documents qu’une entreprise génère.
Pour autant, en fonction de leur nature, leur durée de valeur probatoire n’est pas identique. Pour savoir quand il faut supprimer tel ou tel document, il faut déjà être en capacité de le reconnaitre. Mais il faut aussi l’avoir classé afin de pouvoir le retrouver facilement, de faire le calcul par rapport à la date qui y figure, avant de prendre la décision de le supprimer.
Destruction d’archives : ce qu’il faut retenir pour le faire dans les bonnes conditions
Ces différentes étapes peuvent déjà être chronophages, d’autant que beaucoup de structures se contentent de conserver les documents qu’elles jugent importants dans une salle des archives, sans leur donner un ordre bien précis.
Si l’on considère la somme de documents que peut accumuler ainsi une entreprise au fil des ans, cela représente plusieurs milliers de documents, et ce n’est rien comparé à un grand groupe qui existerait depuis plusieurs décennies.
A ce premier problème viennent se superposer d’autres gageures : ne pas supprimer des documents encore valables, digitaliser ceux qui restent pour répondre à la loi sur la transition numérique, mais aussi savoir supprimer les documents de telle façon qu’ils ne puissent pas être utilisés par autrui.
En effet, si le RGPD existe vis-à-vis des documents et les informations que contient le site internet, le chef d’entreprise a les mêmes obligations vis-à-vis de ses documents et archives papier, qui contiennent forcément des données personnelles, sensibles et/ou confidentielles.
Le fait de mettre de tels documents dans des bennes réservées au papier serait totalement contreproductif car on peut s’attendre à ce que des personnes malintentionnées les récupèrent pour revendre les données qu’ils contiennent. Il faut donc supprimer les documents de manière définitive et donc s’équiper.
La digitalisation étant déjà un vrai problème, le fait de devoir supprimer les archives peut faire soupirer le chef d’entreprise. Il existe cependant des solutions.
Depuis longtemps, des entreprises d’archives existent et se sont modernisées afin de pouvoir proposer la digitalisation dans les conditions édictées par la loi sur la transition numérique.
Elles peuvent se rendre in situ pour pouvoir faire un état des lieux de ce qui existe dans la structure et ses besoins exprimés. En accord avec le chef d’entreprise, elles peuvent mettre des actions en place.
Cela peut concerner en premier lieu les conditions de conservation des archives car celles-ci peuvent ne pas être optimales. Mais elles peuvent aussi se charger du récolement, du tri pour ensuite les classer y compris numériquement. Celles qui peuvent être supprimées le seront pour ne pas pouvoir être exploitées par autrui.