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Permanence téléphonique : principe et fonctionnement

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L’appel téléphonique est souvent le premier contact qui s’établit entre un client potentiel et une entreprise. La permanence téléphonique concerne donc potentiellement tous les corps de métier et toutes les tailles d’entreprises, exerçant en indépendant ou TPE- PME – ETI -GE de répondre aux sollicitations, faute de personnel ou de temps. Or, un contact manqué, c’est une perte potentielle de nouveau client ou, en tout cas, une personne  insatisfaite. Comment y remédier ?

Permanence téléphonique : définition

L’accueil téléphonique est une vitrine pour votre structure, il influence la satisfaction de vos clients et participe à la construction de votre image de marque. Cette activité est intégrée à la réflexion stratégique pour quiconque souhaite optimiser sa relation client.

Une permanence téléphonique est un moyen pour une entreprise de gérer tous les appels entrants, en les externalisant auprès d’une entreprise spécialisée. Il s’agit d’établir une relation de confiance en donnant un cahier des charges précis.

L’entreprise mandatée se charge alors d’accueillir chaque correspondant et de le renseigner. Dans des secteurs toujours plus concurrentiels, il est important de pouvoir répondre à tout appel entrant. Celui-ci doit être reçu et traité rapidement.

La permanence téléphonique concerne donc potentiellement tous les corps de métier et toutes les tailles d’entreprises, exerçant en indépendant ou en TPE- PME – ETI -GE.

Quelles solutions pour une permanence téléphonique ?

Plusieurs solutions s’offrent aux entreprises, pour gérer les appels entrants. La première – et la moins probante – consiste en le fait de mettre un répondeur. Cet appareil sera en mesure d’enregistrer les appels. Mais, du fait de la frustration qu’il engendre généralement chez le correspondant, il arrive que l’entreprise ne soit pas en mesure de lui répondre (bruit, confusion dans le numéro de téléphone, absence de communication sur ce dernier etc…). Rien ne vaut en cela, le contact humain pour établir une communication satisfaisante.

Il est possible de recruter une personne qui sera dévouée à cette tâche. Mais l’embauche représente pour l’entreprise un coût important. L’externalisation auprès d’un centre d’appels est la meilleure solution, pour avoir une réponse professionnelle ; représentative de l’image de l’entreprise, mais aussi personnalisée. Se consacrer à son cœur de métier est une priorité, mais la relation client également. Réussir à conjuguer les deux est la définition même de la permanence téléphonique externalisée.

Mise en place de la permanence téléphonique externalisée

Lors de l’activation du service, nous répondons à vos appels en votre nom et vos clients bénéficieront ainsi d’un accueil téléphonique personnalisé et professionnel. Nous vous transmettons ensuite les coordonnées de l’appelant par e-mail ou SMS en vous indiquant l’objet de l’appel. Vous pouvez également utiliser la permanence téléphonique simplement pour filtrer ou transférer les appels vers le service adapté à la demande de l’appelant. Nous proposons également une permanence téléphonique plus ciblée : déplacement de rendez-vous, demande de devis ou de documentation, encaissement de commande, transfert de documents… Si vous souhaitez externaliser la permanence téléphonique de votre entreprise, contactez-nous pour discuter de vos besoins et nous trouverons ensemble la solution adaptée à votre entreprise.

Également, si vous souhaitez externaliser votre secrétariat entièrement, GROUPA2M.FR peut également s’occuper de toutes vos tâches administratives en plus de votre permanence téléphonique :

  • traitement du courrier transféré sur notre plateforme téléphonique (réception des lettres, colis…)
  • saisie des paiements reçus
  • remises en banque
  • relances de paiement de factures impayées
  • relances des devis en attente de réponse
  • gestion de l’agenda de vos intervenants sur le terrain

Obtenir un devis pour une permanence 

Il est impératif, d’établir un devis cohérent, de connaitre les attentes en termes d’accueil téléphonique. Certaines activités requièrent les services d’agents d’un certain niveau de qualification. Les horaires doivent être définis, sachant qu’ils peuvent aller au-delà des heures d’ouverture de l’entreprise, pour une plus grande satisfaction de la clientèle. Afin de pouvoir travailler sur la qualité de la relation client, un reporting régulier peut être réalisé par le centre d’appel.

Je fais le choix de la satisfaction client tout en réduisant mes dépenses.

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