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Accueil téléphonique

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& Améliorez la satisfaction de vos clients

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call center expertise
L’accueil téléphonique est le point d’entrée stratégique de votre relation client : donner une image professionnelle de votre entreprise dès le premier contact et améliorer la satisfaction de vos clients.

Dites adieu à la gestion de personnel et à l’organisation de planning en externalisant votre standard en continu ou occasionnellement. Vous libérez ainsi votre entreprise de la charge de vos appels entrants et du stress de perdre un appel potentiellement important pour vous consacrer à votre cœur de métier.

  • Augmenter vos plages horaires de disponibilités
  • Ne perdez plus d’appels : service continu du lundi au vendredi de 8h00 à 18h30 et le samedi de 9h00 à 18h00 (Sur devis)
  • Accueil sur mesure y compris en dehors des heures de travail avec une messagerie vocale personnalisée
  • Accueil de vos clients dans les deux langues: français et anglais

Accueil téléphonique : principe et définition 

L’accueil téléphonique est une prestation par laquelle sont gérés les appels entrants d’une entreprise ; c’est-à-dire les appels extérieurs qui sont donnés pour échanger avec une personne travaillant au sein de la structure ou pour obtenir des informations à son sujet (type de services proposés, horaires d’ouverture, prix de produit, modalités de règlement, prise de rendez-vous…). Un accueil téléphonique qualitatif peut être considéré comme une stratégie que met en place l’entrepreneur, pour trouver de nouveaux clients mais aussi les fidéliser, tout comme le font les produits ou prestations qu’il propose au quotidien, dans le cadre de son activité. Ce service de téléphonie participe pleinement à l’expérience client ; indicateur important pour l’entreprise ; qui doit toujours se montrer compétitive, vis-à-vis d’autres structures exerçant dans le même domaine d’activité ou sont des concurrents dits indirects.

Il existe bon nombre de pratiques qui contribuent à faire d’un accueil téléphonique un moment de qualité entre deux interlocuteurs, sachant que l’un est en demande de quelque chose (renseignement, avis, conseils). Il est par exemple recommandé de décrocher rapidement, et ce, pour ne pas faire attendre la personne inutilement.  La personne travaillant pour l’entreprise doit présenter cette dernière et décliner son identité, dès les premiers instants de la conversation. Le ton doit être professionnel et cordial et il est important d’écouter avec attention la demande, pour pouvoir apporter la réponse la plus adaptée possible. L’accueil téléphonique consiste quelquefois en le fait de transférer l’appel à une personne exerçant au sein de l’entreprise. Mais si cela n’est pas possible (absence, réunion), il faut être en capacité de prendre un message qui reprend l’ensemble de la demande ainsi que les coordonnées de la personne appelant, afin qu’elle puisse être recontactée dans les plus brefs délais. Enfin, le but de la réception d’appels entrants peut également permettre de répondre directement  à la personne en la renseignant au mieux pour qu’elle ait envie de continuer à acheter ou faire appel à l’entreprise pour une de ses prestations.

Il existe plusieurs moyens de gérer les appels entrants. Un entrepreneur peut s’en charger dans un premier temps ; s’il travaille seul et/ou si l’entreprise est récente. Le développement de l’activité peut lui donner envie d’embaucher une personne qui se chargera de prendre les appels mais aussi toutes les tâches administratives. Il faut pourtant que l’entreprise ait les moyens financiers pour payer le salaire mais aussi les différentes charges inhérentes à l’embauche de salariés. Enfin, la dernière solution consiste en le fait d’externaliser les appels entrants à un centre d’appels. Les entrepreneurs se tournent de plus en plus volontiers vers cette option qui leur permet de rationaliser les coûts de fonctionnements, tout en bénéficiant de l’expérience des agents qui travaillent dans ces entreprises spécialisés. Ils sont en effet, capables de répondre à tout type de demande et de clients. Les techniques de communication apprises leur permettent d’apporter en toute occasion une réponse satisfaisante, que l’interlocuteur soit un client, un partenaire ou encore un fournisseur. Leurs prestations étendues (télésecrétariat, appels pour vérifier la satisfaction clients, actualisation du fichier client etc…), en font des alliés de choix pour pouvoir se concentrer sur son cœur de métier, sans renoncer à la qualité de la relation avec la clientèle. Ce dernier point est primordial pour le développement de l’entreprise et ne peut se faire si un chef d’entreprise est trop occupé à travailler pour prendre ses appels.

Externalisation de votre accueil téléphonique

Que vous soyez absent, en congés, en déplacement ou en réunion, un accueil téléphonique externalisé vous permet de vous libérer du téléphone pour vous concentrer pleinement sur votre activité professionnelle. L’externalisation de votre permanence téléphonique est également une solution pour pallier temporairement à l’absence d’une secrétaire. Vous pouvez également nous confier la gestion de votre standard téléphonique de façon continue. Vous vous libérez ainsi totalement de la prise en charge de vos appels entrants. L’accueil téléphonique vous permettra donc de faire des économies sur votre masse salariale tout en bénéficiant du savoir-faire et de la flexibilité de nos téléopérateurs. Quelle que soit votre demande, le centre d’appel prend le relais et assurera l’accueil téléphonique de tous vos appels entrants. Vous ne perdrez donc aucun appel, même hors de vos heures d’ouverture. Vous recevrez un compte-rendu de chaque appel par e-mail, SMS ou directement sur votre interface.

Notre service de permanence téléphonique vous permettra de faire des économies sur votre masse salariale tout en bénéficiant du savoir-faire et de la flexibilité de nos agents. C’est aussi une solution occasionnelle pour rester joignable lors de vos absences, congés ou déplacements en basculant vos appels chez nous. Restez joignable même pendant vos absences !

Nos agents sont tous diplômés de BAC à BAC+4 et seront les ambassadeurs de votre société.

Nous répondons, en toute transparence pour vos clients, au nom de votre entreprise et selon vos consignes.

Nos collaborateurs sont régulièrement formés aux Bonnes Pratiques de la Relation Client afin de garantir la qualité des échanges et votre satisfaction.

Un reporting est mis à votre disposition selon les indicateurs définis ensemble lors de la réunion de cadrage : nombre d’appels, durée de communication, qualifications selon les motifs d’appel ….

made in france

Dans la Relation Client et l’accueil téléphonique depuis 2005, GroupA2M.fr est capable de vous offrir une gamme de prestations « Made In France » et des tarifs évolutifs correspondants à chacun de vos besoins.